Sie führen das Verfahren. Wir organisieren den Objektbetrieb.

CRESolutions hat ein Mieter- und Mandantenportal entwickelt. Es bringt Anliegen, Unterlagen und den aktuellen Objektstatus an einem Ort zusammen. Für das Unternehmen ist die Einführung ein weiterer Schritt, um den Betrieb komplexer Gewerbeimmobilien nachvollziehbar zu organisieren.

Eine Schlüsselbestellung per E-Mail, eine technische Störung am Telefon, Unterlagen in unterschiedlichen Ordnern: Im Alltag einer Gewerbeimmobilie verteilen sich Informationen schnell auf viele Kanäle. Mieter fragen nach dem Bearbeitungsstand, Dienstleister benötigen Rückmeldungen und der Auftraggeber braucht einen verlässlichen Überblick.

Im Insolvenzverfahren kommt eine weitere Anforderung hinzu. Insolvenzverwalter müssen regelmäßig gegenüber dem Gericht oder wesentlichen Gläubigern berichten. Dafür benötigen sie aktuelle Zahlen, nachvollziehbare Entwicklungen und belastbare Informationen über offene Themen am Objekt.

CRESolutions setzt hier mit seinem neuen Mieter- und Mandantenportal an. Es schafft einen gemeinsamen Zugang zu Informationen, die bislang häufig einzeln angefragt, zusammengestellt und weitergeleitet werden mussten.

„Eine Information sollte dort verfügbar sein, wo sie gebraucht wird. Mieter möchten wissen, was mit ihrem Anliegen passiert. Unsere Mandanten brauchen einen aktuellen Überblick, ohne dafür erst mehrere Rückfragen stellen zu müssen“, sagt Matthias Wilhelm, der CRESolutions verantwortet.

Anliegen übermitteln und den Fortschritt verfolgen

Für Mieter beginnt Transparenz bei alltäglichen Fragen: Wie weit ist die Schlüsselbestellung? Wo liegen die Anlagen zur Nebenkostenabrechnung? Welche Unterlagen gehören zur eigenen Mietfläche?

Über das Portal können sie Anliegen digital übermitteln und deren Bearbeitungsstand verfolgen. Zugehörige Dokumente und hinterlegte Stammdaten stehen zentral zur Verfügung. Dazu können auch Grundrisse der Mietfläche in PDF- und DWG-Format gehören.

So entsteht ein nachvollziehbarer Ablauf von der Anfrage bis zur Erledigung. Wiederholte Rückfragen werden reduziert, Informationen bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

„Eine Anfrage abzusenden ist nur der Anfang. Entscheidend ist, dass anschließend erkennbar bleibt, wie sie bearbeitet wird“, erklärt Marigona Ismail-Oglou, die das Mietermanagement bei CRESolutions übernommen hat.

Den Objektstatus jederzeit einsehen

Für Mandanten und Insolvenzverwalter bietet das Portal einen eigenen Zugang zum laufenden Immobilienmanagement. Dort lassen sich unter anderem aktuelle Objektzahlen, Mieterlisten sowie Agenden und Protokolle der regelmäßigen Abstimmungen einsehen. Auch offene Mieterthemen und laufende Baumaßnahmen werden nachvollziehbar dargestellt.

Die Informationen sind rund um die Uhr abrufbar. Damit entsteht eine fortlaufende Grundlage für Abstimmungen, Entscheidungen und die regelmäßige Berichterstattung im Verfahren.

Vernetzte Anwendungen und die Erfassung der objektbezogenen E-Mail-Kommunikation unterstützen dabei, Vorgänge zusammenzuführen und ihren Verlauf nachvollziehbar zu halten.

„Unsere Mandanten sollen jederzeit erkennen können, wo das Objekt steht, was gerade bearbeitet wird und welche Entscheidung als Nächstes ansteht. Uns ist wichtig, dass sie zu jeder Tages- und Nachtzeit Informationen erhalten“, sagt Wilhelm.

Übersicht braucht eine verlässliche Organisation

Ein Portal entfaltet seinen Nutzen, wenn die Informationen dahinter aktuell sind und Aufgaben konsequent bearbeitet werden. Gerade bei einer Immobilienübernahme ist dafür zunächst eine strukturierte Bestandsaufnahme erforderlich.

Mietverträge, technische Dokumentationen, Dienstleistervereinbarungen und offene Vorgänge müssen zusammengeführt werden. Begehungen und Gespräche mit den Beteiligten ergänzen das Bild: Welche Informationen fehlen? Welche Maßnahmen sind dringend? Wo sind Zuständigkeiten ungeklärt?

CRESolutions erfasst diese Ausgangslage und entwickelt daraus einen Maßnahmenplan mit Prioritäten und Verantwortlichkeiten. Das Portal macht die anschließende Bearbeitung für die jeweiligen Beteiligten sichtbar.

Den Betrieb sichern und wirtschaftliche Probleme bearbeiten

Während die rechtlichen und wirtschaftlichen Fragen des Insolvenzverfahrens bearbeitet werden, läuft der Alltag im Gebäude weiter. Versorgung, Wartungen und Objektkontrollen müssen organisiert bleiben. Mieter benötigen Ansprechpartner, Dienstleister klare Aufträge und Rückmeldungen.

CRESolutions bündelt diese Aufgaben, koordiniert Fachfirmen und verfolgt die Umsetzung abgestimmter Maßnahmen. Entscheidungen des Insolvenzverwalters werden mit Informationen zu Handlungsbedarf, Kosten und zeitlicher Dringlichkeit vorbereitet.

Parallel betrachtet das Unternehmen Mietrückstände, Leerstand, Nebenkosten und laufende Objektkosten. Erst aus dem Zusammenhang dieser Faktoren entsteht eine belastbare Grundlage für die wirtschaftliche Steuerung der Immobilie.

„Ein technisches Problem kann die Nutzung einer Fläche beeinträchtigen, zusätzliche Kosten verursachen und das Verhältnis zum Mieter belasten. Deshalb müssen diese Themen gemeinsam betrachtet werden“, erläutert Erwin Winkler, verantwortlich für komplexe Gebäudetechnik.

Fortschritte dokumentieren und die Verwertung vorbereiten

Zum Projektstart vereinbart CRESolutions mit dem Auftraggeber konkrete Meilensteine. Das können die Vervollständigung der Objektunterlagen, die Klärung technischer Risiken oder die Vorbereitung eines Datenraums sein.

Die laufende Dokumentation zeigt, was erreicht wurde und welche Punkte offen bleiben. Gleichzeitig entstehen wichtige Grundlagen für die spätere Verwertung: nachvollziehbare Mietverhältnisse, wirtschaftliche Informationen, technische Unterlagen und eine klare Darstellung bekannter Risiken.

Erkenntnisse aus dem Objektbetrieb fließen damit unmittelbar in die Vorbereitung der nächsten Phase ein.

Digitale Transparenz als Teil der Zusammenarbeit

Mit dem neuen Portal und seinem Internetauftritt macht CRESolutions die eigene Arbeitsweise sichtbar: operative Verantwortung am Objekt übernehmen, Informationen zusammenführen und Entscheidungen verständlich vorbereiten.

„Transparenz entsteht im täglichen Arbeiten. Unser Portal macht dieses Arbeiten nachvollziehbar – für Mieter ebenso wie für unsere Mandanten“, sagt Matthias Wilhelm.

Weitere Einblicke in die Leistungen und Arbeitsweise von CRESolutions gibt es unter Leistungen.